|
الأهداف :
تعتبر هذه الإدارة روح العمل ومداره ولها أهمية خاصة فى تسهيل
وانسياب المكتبات بين الإدارات والأقسام والبريد الداخل والخارج من
الوزارة بسرعة وكفاءة عالية والأمر الذي من شأنه عكسا الوجه المشرق
للوزارة في الإنضباط والسرعة وسهولة الإجراء .
المهام والإختصاصات :
1. - تهتم بإستلام وتصديق المكاتبات الواردة والصادرة بكفاءة
وفعالية .
2. الإطلاع على كل المكاتبات بعد فتحها وتسجليها في دفتر الوارد ما
عدا المكاتبات السرية يتم توزيعها على الإدارة المختصة .
3. الإتصال المباشر مع إدارات الوزارات فيما يتعلق بالمكاتبات
والوثائق.
2- البريد الصادر :
* يختص بإرسال المكاتبات إلى الجهات المعنية خارج الوزارة يتم
إستلام هذه المكاتبات في المكتب التنفيذي الإدارى ومكتب الوكيل
والإدارات السرك الخاص بها ثم تقوم القيودات بإرسالها إلى الجهة
المعنية خارج الوزارة .
3- البريد الوارد :
ويختص بإستلام المكاتبات الواردة من خارج الوزارة وتقيدها في دفتر
الوارد ويتم توزيعها إلى المكتب الوزاري ومكتب الوكيل والإدارات
والأقسام المعنية .
بالنسبة للمكاتبات الداخلية تكون عبر الإدارات فيما بينها مباشرة
عبر السيرك الداخلي الخاص بكل إدارة ، بالنسبة إلى المكاتبات
الصادرة للولايات يرسلها القسم عن طريق البوستة وتحتاج هذه
المكاتبات لطوابع لإرسالها .
الهيكل التنظيمي :
1- مدير القسم
2- مسئول البريد الصادر
3- مسئول البريد الوارد
4- موظف
5- ساعي بريد
الإجراءات التنفيذية وضوابط العمل
أ – العمل :
1- إستلام وتصديق المكاتبات الواردة والصادرة بكفاءة وفعالية ويتم
تقيدها بدفتر الوارد مع كتابة تاريخ الإستلام على التوقيعات والزمن
2- وضع الختم الذي يحمل تاريخ اليوم على المكاتبات وتسجيلها في
دفتر مكاتبات الواردة
3- في حالة خفض الرسائل الشخصية عن طريق الخطأ تقفل ويكتب عليها
فتح بواسطة مقسم القيودات
4- الإتصال المباشر مع الإدارات والوزارة فيما يتعلق بالمكاتبات
5- مراجعة المكاتبات الصادرة للتأكيد من أن الموافقة والتوقيع والمرفقات والعنوان قد أعدت بالطريقة الصحيحة
6- يعاد إلى الإدارة المصدرة أي خطاب يحتوى على أي أخطاء لتصحيحها
7- مراجعة السيرك قبل إرساله للتأكد من إكتمال الإجراءات
8- عدم إستلام أي مكاتبة تاريخها انتهى
9- بالنسبة إلى المكاتبات السرية والتي تحمل أياً من درجات السرية
يسلم البريد الذي يحمل أي درجة من السرية إلى المرسل فوراً
10- التأكد من درجات الأسبقية في إرسال المكاتبات المدونة على
الظرف في حالة الفوري وهى تعنى يتوجب إتخاذ قرار بشأنها في أسرع
وقت ممكن تليها عاجل جداً وهى مكاتبة تتطلب قراراً سريعاً .
11- هنالك مكاتبات مثلاً معنونة للسيد الوكيل لعناية الأستاذ /
........................... هذه المكاتبة ترسل الجهة العانية لهم
إلا إن هذه المكاتبة بها متطلبات مالية أو تعين عليها التزامات
مالية فى هذه الحالة ترسل للسيد الوكيل
أعلى الصفحة
|
