الإدارة العامة للشئون الإدارية والخدمات

مقدمة:

الإدارة العامة للشئون الإدارية والخدمات هي من الأطر المساعدة في تنفيذ السياسات التربوية وذلك بتحملها مهام محور الدعم المؤسسي وبما توفره من معينات للعمل وتهيئة صالحة له .

يتبع لهذه الإدارة العامة عدد من الإدارات والوحدات التالية :

1- إدارة شئون الرئاسة

2- إدارة شئون الخدمة

3- إدارة الإمدادات

4- إدارة الخدمات الاجتماعية

5- وحدة الأرشيف والسجلات

6- وحدة أمن المنشأة

- اختصاصات الإدارة العامة للشئون الإدارية والخدمات:

1/ اختصاصات إدارة شئون الرئاسة :

1- تهيئة بيئة العمل وترقية مقوماتها الأساسية .

2- نظافة وصيانة المنشآت ووضع تقديرات الصيانة ومتابعة تنفيذها .

3- توفير وتوظيف وسائل الحركة والاتصال وترشيد استخدامها حسب احتياجات العمل وعلم سجل لكل عربة ومتابعة التأمين والترخيص السنوي لها .

4- تأمين منشآت وممتلكات الوزارة الثابته والمنقولة وضمان سلامتها .

5- حصر ممتلكات الوزارة .

6- توفير الضيافة والاحتفالات في الأعياد والمناسبات القومية والدينية.

7- توزيع العربات علي السائقين أثناء ساعات العمل الرسمية ولا يسمح بالقيادة للأشخاص إلاّ بإذن خاص .

8- تجهيز متطلبات المأموريات والتأكد من أن بحوزة السائق تذكرة العمل اليومي ورخصة القيادة والبطاقة الشخصية له .

9- الإشراف الإداري علي العاملين بالرئاسة ومراقبة مواعيد العمل الرسمية والحضور و الانصراف والإشراف علي الاستقبال الخارجي ووضع ضوابط لتسييره .

10- الإشراف علي منازل الوزارة وتفتيشها دورياً .

11- عمل ترتيبات الحجز بالفنادق والخطوط الجوية و البصات والبواخر للأعمال الرسمية وللوفود الزائرة .

12- الإشراف علي خدمات الهاتف صيانتها مع جهات الاختصاص ومتابعة إحضار فواتيرها وتسديد استحقاقاتها لدي جهات الاختصاص .

13- الاتصال بالجهات المعنية بشأن الهاتف أو انقطاع المياه أو الاعطاب فيها وكذلك الحوادث والسرقات ومراقبة العربات و الملجنة من السرقات والضياع .

14- وضع دليل مبسط عن موقع المكاتب للإرشاد والتوجيه والعناية بوضع لوحات الإعلانات وسلامة استعمالها .

15- متابعة حدائق الوزارة وتعهدها بالري والإصلاح باستمرار .

2/ اختصاصات إدارة شئون الخدمة :

1- إعداد ميزانية الفصل الأول والرقابة المالية علي الإعتمادات المصدقة بهذا الفصل والمساعدة في وضع ميزانيات الإدارات والوحدات المختلفة بالوزارة .

2- إصدار تصديقات التعيينات والترقيات والعلاوات والبدلات و الإجازات والترحيل وكل ما يتعلق بشئون العاملين وفقاً لتفويض مدير شئون الخدمة الاتحادي .

3- تقديم الاستشارات الفنية للمسؤلين بالوزارة والتابعين بمؤسساتها في المسائل المتعلقة بلوائح العمل وقوانين شئون الخدمة .

4- حصر القوي العاملة بالوزارة وعمل سجلات وظائف لهم بإداراتهم .

5- إعداد مجالس محاسبة العاملين ومتابعة تنفيذ قراراتها مع الجهات المعنية .

6- تنفيذ الهيكل الوظيفي المجاز وتطبيق شروط الخدمة علي العاملين .

7- تنفيذ الترقيات علي الوظائف الشاغرة والتعيين علي الوظائف وفقاً للميزانية المصدقة .

8- تسوية حقوق العاملين بعد نهاية الخدمة .

9- الإشراف علي وحدة التطوير الإداري .

3/ اختصاصات إدارة الإمدادات :

1- تفتيش المخازن والوقوف علي سلامة التخزين .

2- الإشراف علي المشتريات ومتابعة صرفها للإدارات والوحدات التابعة للوزارة بموجب الأورنيك (12س) .

3- حفظ الأرانيك المالية والدفاتر الإدارية والأدوات المكتبية .

4- حفظ قطع الغيار المستعملة بعد تجديدها وكذلك كل مخالفات عمليات الصيانة .

5- الإشراف علي عطاءات الوزارة ومتابعة تنفيذ العقود التي تبرمها الوزارة مع الجهات المختلفة .

6- المتابعة مع جهات الاختصاص في التخلص من أي فائض بالوزارة .

4/ اختصاصات إدارة الخدمات الاجتماعية :

1- دعم التكافل الاجتماعي بين العاملين وتطوير سبله وأساليبه .

2- تقويه أواصر الروابط الاجتماعية بين العاملين من خلال تخطيط وتنفيذ برامج للأنشطة التكافلية والاجتماعية والرياضية .

3- الاهتمام بالقيم الدينية الجوانب الروحية والثقافية للعاملين .

4- تنسيق الجهود بين فعاليات العاملين بالوزارة .

5- إدارة وتطوير الخدمات الصحية .

6- السعي لحل مشاكل العاملين من خلال الاتصال بأجهزة الدولة المختلفة .

7- رعاية العاملين بعد انتهاء خدمتهم بالوزارة ومعاونتهم علي بدء حياة جديدة .

8- التنسيق مع نقابات العاملين لتحقيق المهام المشتركة .

5/ وحدة الأرشيف والسجلات :

1- إعادة تصنيف وتوثيق مستندات الوزارة المختلفة .

2- حفظ وثائق ومستندات الوزارة .

3- عمل نظام لحفظ الملفات .

4- ابتداع وتطوير أساليب حفظ الوثائق والمستندات .

6/ اختصاصات وحدة أمن المنشأة :

1- الإشراف علي تأمين الوزارة أثناء ساعات العمل وبعدها .

2- تنظيم الدخول والخروج لعاملين بالوزارة .

3- إعداد كروت خاصة بالزيارات تمنح لزوار الوزارة وتعاد بعد نهاية الزيارة .

4- فحص العربات عند دخولها وخروجها من الوزارة .

5- التبليغ عن أي تلف أو عطل .